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Die E-Mail Antwort-Routine ist ein leistungsstarkes und einfach zu bedienendes Tool, das automatisch E-Mails an dich und deine Mitarbeitenden sendet, nachdem eine Antwort über deinen Heyflow übermittelt wurde.
Diese Benachrichtigungs-E-Mails sind eine sehr gute Möglichkeit, einen schnellen Überblick über alle gesendeten Informationen der Leads zu erhalten.
💡 Diese Antwort-Routine wird automatisch zu all deinen Heyflows hinzugefügt. Deine Account-E-Mail-Adresse wird hierfür automatisch als Empfänger hinterlegt.
Setup
Um deine E-Mail Antwort-Routine für deinen Heyflow vollständig einzurichten, führe die folgenden Schritte aus:
Gehe auf den Tab Integrationen und navigiere zu Antwort-Routinen und klicke auf E-Mail unter Benachrichtigungen.
Im Abschnitt Allgemein kannst du folgende Einstellungen vornehmen:
Die E-Mail-Adresse des Empfängers (Feld "An"): Als Kontoinhaber:in wird deine E-Mail-Adresse hier automatisch hinzugefügt. Allerdings kannst du auch noch weitere Empfänger:innen hinzufügen.
Alternativ kannst du auch eine CC- oder BCC-Adresse angeben.
Wichtig: Du kannst bis zu 5 E-Mail-Adressen für jede der Eingaben hinzufügen.
Aktiviere die Funktion "Sende nur eine Benachrichtigung ohne Daten", wenn du einfach nur über einen neu eingegangenen Lead informiert werden möchtest.
Verbinde deine E-Mail über SMTP mit Heyflow, um die E-Mails von deiner eigenen E-Mail-Adresse zu senden. Dazu findest du hier weitere Informationen zu SMTP-Informationen für gängige E-Mail-Server-Anbieter, wie z.B. Gmail, IONOS oder Microsoft Outlook oder Office 365 (verfügbar in Agency & Business).
🔎 Wenn du keine Benachrichtigungen mehr bekommen oder alle Empfänger löschen willst, klick auf „Löschen“.
Einstellungen zum Inhalt
Im Abschnitt Inhalt kannst die Sprache der E-Mail einstellen und zwischen Englisch und Deutsch wählen.
Du kannst sehr detailliert den Inhalt der E-Mail bearbeiten und an deine Bedürfnisse anpassen. Um den Inhalt deiner E-Mail Antwort-Routine in deinem Flow anzupassen, gehe wie folgt vor:
Wechsel in der E-Mail-Integration auf die Registerkarte Inhalt.
Hier kannst du folgendes einstellen:
Die Sprache (Deutsch oder Englisch)
Das Logo
Den Absendenamen
Die Betreffzeile, die Vorüberschrift und die Überschrift
Um den Text deiner Nachricht mit HTML-Unterstützung anzupassen, musst du zwei Dinge beachten
Wenn du einen Zeilenumbruch verwenden möchtest, musst du den HTML-Befehl <br> verwenden.
Wenn du Variablen einfügen möchtest, musst du {{variable}} statt @variable schreiben.
Die Fußzeile.
Sobald du den Inhalt und die Empfänger festgelegt hast, klicke auf "Änderungen speichern", um die Änderungen zu aktivieren.
❗ Vermeide Smileys im Absender oder Betreff. Dies kann dazu führen, dass E-Mails im Spam landen oder sogar vom Empfänger abgelehnt werden.
🔎 Wenn du automatisch personalisierte E-Mail-Antworten an deine User senden möchtest, nachdem diese auf deinen Heyflow geklickt haben, verwende unsere Funktion für benutzerdefinierte automatische Antworten. Weitere Informationen dazu findest du hier.