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HubSpot ist eines der beliebtesten CRM-Tools und bringt Marketing-, Sales- und Customer-Service-Teams zusammen. Verbinde Heyflow mit HubSpot, um deine Funnel-Felder HubSpot-Eigenschaften zuzuordnen und eingehende Heyflow-automatisch Antworten als Kontakte, Deals oder Unternehmen zu erfassen.
Mit Heyflows nativer HubSpot-Integration kannst du:
Leads nahtlos vom Funnel ins CRM übergeben
Nutze Heyflows native HubSpot-Integration, um Antworten direkt an HubSpot zu senden – ohne externe Tools, einfach einzurichten.
Saubere, strukturierte Lead-Daten in HubSpot erfassen
Erstelle Kontakte, Deals oder Unternehmen aus Heyflow-Antworten und mappe Heyflow-Felder (inkl. Heyflow ID/Antwort ID/Referrer/URL oder statischem Text) auf HubSpot-Eigenschaften.
Sofortige Follow-up-Automation erstellen
Triggere HubSpot-Workflows direkt nach einer Heyflow-Antwort, um schnell nachzufassen und deine Vertriebs- und Marketing-Aktivitäten zu personalisieren.
Wichtiger Hinweis
❗ Für alle Daten, die du zuordnen möchtest, muss ein System Label eingerichtet werden (alternativ muss für das Feld eine Variable festgelegt werden).
Alle anderen Informationen werden mit jeder neuen Heyflow-Antworten in der Aktivitäten Zeitleiste im Kontakt angezeigt.
Um dies zu sehen, muss der Filter Heyflow unter Integrationen aktiviert sein.
❗ Die Informationen aus deinem Heyflow überschreiben bestehende HubSpot-Daten (falls ein Kontakt, ein Deal oder eine Organisation bereits existiert).
Einrichtung
Account verbinden
Gehe in deinem Heyflow auf "Integrationen" und dann auf den Tab "Antwort-Routinen".
Klicke auf "HubSpot" unter CRM & Lead-Mangement und auf "Konto hinzufügen". Es erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem du aufgefordert wirst, deine HubSpot-Anmeldedaten anzugeben. Bevor du die App verbinden kannst, musst du bestätigen, dass du mit dem Installieren einen Drittanbieter nutzt.
Wähle das HubSpot-Konto aus, mit dem du dich verbinden möchtest, und klicke auf "Konto auswählen".
Objekt auswählen
Wähle nun zwischen den folgenden Objekten, an welches die Daten gesendet werden sollen:
Kontakt,
Deal und
Unternehmen.
❗ Es ist nur möglich, die Daten an ein Objekt zu senden, nicht an mehrere.
Datenfelder zuordnen
Wähle ein Heyflow-Feld aus und ordne es dem entsprechenden Feld in deiner Integration zu. Du kannst wählen zwischen:
vordefinierten System-Feldern wie Heyflow-ID, Antwort-ID, Referrer, URL (mit Parametern) oder A/B-Test-ID und -Version;
einem statischen Texteingabefeld, um feste Werte zu übermitteln (z.B.eine Bezeichnung, die nur an die Integration gesendet wird);
oder beliebigen Eingaben aus deinem Flow.
Wiederhole diesen Vorgang für alle relevanten Felder und klicke anschließend auf "Verbinden".
Das war's schon, ab jetzt erhältst du deine Antworten in HubSpot!
🔎 Einzelne Datei-Uploads können direkt weitergeleitet werden, da jeder Upload einen eigenen Link erzeugt. Wenn du mehrere Dateien erfassen möchtest, kannst du mehrere Upload-Blöcke in deinem Flow hinzufügen. Erfahre hier mehr über Uploads.
Troubleshooting
Wenn bei deiner Integration ein Problem auftritt, erfolgt eine automatische Benachrichtigung per E-Mail. Die Nachricht enthält die Flow-ID, Antwort-ID sowie eine Beschreibung des Fehlers, der von deiner Integration zurückgegeben wurde.
🔎 Eine Übersicht häufiger Fehler und allgemeine Empfehlungen findest du im Troubleshooting-Guide für Antwort-Routinen.
VALIDATION_ERROR: Property values were not valid
Allgemein muss der Eingabewert des Heyflow-Feldes immer mit dem jeweiligen Eigenschaftswert des zugeordneten HubSpot-Felds übereinstimmen.
Du erhältst diese Fehlermeldung z.B. wenn eine Multiple-Choice-Option in Heyflow mit einer anderen Option als in der Eigenschaft in HubSpot angegeben ist (z.B. wenn der Typ Dropdown Auswahl ist). Das System Label für die Eingabeoption in Heyflow muss exakt mit dem internen Wert in HubSpot übereinstimmen, um korrekt zugeordnet zu werden.
Außerdem kannst du die Fehlermeldung erhalten, wenn sich die Antwort vom Format unterscheidet, z.B. wenn in der HubSpot Eigenschaft nur Zahlen erlaubt sind, die Antwort jedoch auch Buchstaben enthält.
Ich kann kein mehrzeiliges HubSpot-Textfeld zuordnen
Derzeit ist es nicht möglich, eine Eingabe einem mehrzeiligen HubSpot-Textfeld zuzuordnen. Diese können jedoch einzeiligen HubSpot-Textfeldern zugeordnet werden.
Ich sehe nur einen Upload-Link, aber ein Benutzer kann mehrere Dateien hochladen
Einzelne Datei-Uploads können direkt weitergeleitet werden, da jeder Upload einen eigenen Link erzeugt. Wenn du mehrere Dateien erfassen möchtest, kannst du mehrere Upload-Blöcke in deinem Flow hinzufügen. Erfahre hier mehr über Uploads.
Tracking
URL Parameter
Wenn du URL/UTM-Parameter aus deinem Flow an HubSpot weitergeben möchtest, musst du ein verstecktes Eingabefeld einrichten, um die Daten zu erfassen. Sobald das Feld eingerichtet ist, kannst du es mit den entsprechenden Feldern in deiner bevorzugten Antwort-Routine verknüpfen.
Die UTM-Parameter werden dann automatisch mit jeder Antwort übermittelt – und das, ohne dass deine Besucher es bemerken. 🚀
Ursprüngliche Quelle (Original Source) Tracking
Eigenschaften zu Quellen liefern wichtige Informationen über die Herkunft deiner Kontakte. In diesem Zusammenhang zeigt die Eigenschaft Ursprüngliche Quelle (Original Source) die originale Herkunft, über die ein Kontakt mit deinem Unternehmen in Kontakt kam.
🔎 Beachte: Standardmäßig wird die Eigenschaft Ursprüngliche Quelle auf Offline-Quellen eingestellt.
Um individuelle Informationen zu erhalten, musst du, wie auch bei den URL-Parametern, versteckte Eingabefelder und Variablen verwenden. Zunächst musst du wissen, welche Quelle du in deinem Flow verfolgen möchtest. Die Eigenschaft Ursprüngliche Quelle wird direkt von HubSpot bereitgestellt und kann nicht bearbeitet werden. Daher kannst du aus der folgenden Liste wählen:
Dieser interne Wert ist auch die Eingabe, die in dem Flow hinterlegt sein muss, um ihn danach in HubSpot abzubilden, wie z.B: PAID_SEARCH. Du kannst ihn aus vorausgefüllten Inhalt in einem versteckten Eingabefeld festlegen, sodass dieser automatisch ausgefüllt wird.
💡 Tipp: Wenn du verschiedene Quellen nutzt, aus denen Besucher:innen auf deinen Flow zugreifen können, verwende die Werte einfach in der Flow-URL. Schaue hier für weitere Informationen vorbei.
So triggerst du einen Workflow
Du kannst in HubSpot ganz einfach einen kontaktbasierten Workflow starten, sobald jemand deinen Flow abschickt. So geht’s:
Heyflow-ID in HubSpot mappen
Stell sicher, dass die Heyflow-ID in deiner Integration auf eine Kontakt-Eigenschaft in HubSpot gemappt ist.
So weiß HubSpot, aus welchem Flow der Kontakt stammt.
Neuen Workflow in HubSpot anlegen
Geh zu Automation → Workflows → Workflow erstellen.
Wähl Kontaktbasierter Workflow aus.
Trigger einrichten
Klick auf Enrollment-Trigger festlegen → Heyflow → Hat abgeschlossen: Heyflow Submitted (Contact).
Füge dann einen Filter für die spezifische Heyflow-ID hinzu (die Eigenschaft, die du vorher gemappt hast), wenn der Workflow nur für einen bestimmten Flow starten soll.
(Optional) Einen Workflow für alle Flows nutzen
Du kannst auch einen einzigen Workflow ohne ID-Filter erstellen und dann im Workflow mithilfe von Branches (Wenn/Dann-Verzweigungen) unterschiedlich reagieren – je nach Heyflow-ID.
HubSpot aus Heyflow entfernen
Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, HubSpot aus Heyflow zu entfernen:
HubSpot-Integration auf Funnel-Ebene entfernen
In deinem Funnel kannst du in den Integrations-Einstellungen von HubSpot die Integration ganz einfach pausieren oder löschen.
HubSpot-Konto trennen
In deinen Heyflow-Konto-Einstellungen unter Integrationen kannst du auf Konten verwalten klicken und dann Konto entfernen, um dein Konto vollständig zu trennen.
Du kannst dies auch direkt in HubSpot tun: Melde dich in deinem HubSpot-Konto an und klicke oben in der Navigationsleiste auf das Einstellungen-Symbol. Navigiere im linken Menü zu Integrationen > Verbundene Apps. Klicke bei der Heyflow-App auf Aktionen und dann auf Deinstallieren.
❗ Hinweis: Wenn du dein HubSpot-Konto entfernst, werden alle HubSpot-Integrationen aus deinen Funnels entfernt und es werden keine Daten mehr von deinen Funnels an HubSpot gesendet.