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Personio ist eines der beliebtesten Bewerbermanagementsysteme. Verbinde Heyflow mit Personio, um deine Funnel-Felder Personio-Eigenschaften zuzuordnen und eingehende Heyflow-Antworten als neue Kandidaten zu erfassen.
Mit Heyflows nativer Personio-Integration kannst du:
Bewerbungen nahtlos vom Funnel ins Recruiting Tool übergeben
Nutze Heyflows native Personio-Integration, um Antworten direkt an Personio zu senden – ohne externe Tools, einfach einzurichten.
Saubere, strukturierte Bewerber-Daten in Personio erfassen
Erstelle Kandidaten aus Heyflow-Antworten und mappe Heyflow-Felder (inkl. Heyflow ID/Antwort ID/Referrer/URL oder statischem Text) auf Personio-Eigenschaften.
Schnelle und klare Follow-ups ermöglichen
Ordne eingehende Bewerbungen direkt der passenden Stelle in Personio zu, damit die verantwortliche Person diese sofort prüfen und nachfassen kann.
Wichtiger Hinweis
❗ Für alle Daten, die du zuordnen möchtest, muss ein System Label eingerichtet werden (alternativ muss für das Feld eine Variable festgelegt werden).
❗ Personio erlaubt es nicht, dass eine E-Mail-Adresse mehrfach für dieselbe Stellenanzeige verwendet wird. Wenn für die ausgewählte Stelle bereits eine Bewerbung mit dieser E-Mail-Adresse existiert, kann die Integration keine neue Bewerbung hinzufügen. Eine Aktualisierung bestehender Bewerbungen ist nicht möglich. In diesem Fall wird der Owner des Flows per E-Mail benachrichtigt.
Einrichtung
Account verbinden
Gehe in deinem Heyflow auf "Integrationen" und dann auf den Tab "Antwort-Routinen".
Klicke auf "Personio" unter Personalbeschaffung und auf "Konto hinzufügen". Es erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem du aufgefordert wirst, deine Personio-Anmeldedaten anzugeben.
Gib deiner Integration einen Namen. Dies hilft dir, den Account besser zu identifizieren, solltest du mehrere Accounts nutzen.
Füge die Unternehmens-ID sowie den Zugriffs-Token von deinem Personio Account hinzu und klicke auf Konto hinzufügen.
Danach klicke auf "Konto auswählen" und wähle das Personio-Konto aus, mit dem du dich verbinden möchtest.
🔎 Wo du deine Anmeldedaten in Personio findest
Folge der untenstehenden Anleitung, um alle nötigen Informationen für die Integration zu erhalten:
Logge dich in deinem Personio Account ein.
Gehe zu Marketplace und Verbundene Integrationen.
Klicke auf Recruiting-Integrationen, um deine Unternehmens-ID und Zugriffs-Token zu kopieren.
Datenfelder zuordnen
Wähle folgendes Personio-Ziel aus: Stellenbewerbungen.
Wähle ein Heyflow-Feld aus und ordne es dem entsprechenden Feld in deiner Integration zu. Du kannst wählen zwischen:
vordefinierten System-Feldern wie Heyflow-ID, Antwort-ID, Referrer, URL (mit Parametern) oder A/B-Test-ID und -Version;
einem statischen Texteingabefeld, um feste Werte zu übermitteln (z.B.eine Bezeichnung, die nur an die Integration gesendet wird);
oder beliebigen Eingaben aus deinem Flow.
Wiederhole diesen Vorgang für alle relevanten Felder und klicke anschließend auf "Verbinden".
Das war's schon, ab jetzt erhältst du deine Antworten in Personio als Bewerbungen!
❗ Derzeit können in der Integration nur Standardfelder von Personio verwendet werden. Ein Mapping auf benutzerdefinierte Felder ist aktuell nicht möglich. Folgende Felder können genutzt werden:
Job Position: Stellen-ID
Candidate Profile: Vorname, Nachname, E-Mail, Bewerbungsdatum
HR Information: Rekrutierungskanal, Externe Stellen-ID, Nachricht, Geburtsdatum, Geschlecht, Ort, Telefon, Verfügbar ab, Gehaltsvorstellung
Documents: Resume, Work Sample
🔎 Uploads: Deine Dokumente werden direkt in Personio hochgeladen (nicht über eine URL). Folgende Dateitypen werden unterstützt: pdf, pptx, xlsx, docx, doc, xls, ppt, ods, odt, 7z, gz, rar, zip, bmp, gif, jpg, png, tif, csv, txt, rtf, mp4, 3gp, mov, avi, wmv. Die maximale Dateigröße beträgt 20 MB. Erfahre hier mehr über Uploads.
Bewerbungen einer bestimmten Personio-Stellenausschreibung zuordnen
Du kannst Bewerbungen einer bestimmten Personio-Stellenausschreibung zuordnen, indem du die Stellen ID mitsendest.
Schritt 1: Stellen-ID finden
Die Stellen-ID ist in Personio selbst zu finden. Öffne Recruiting in der Seitenleiste und suche den entsprechenden Job unter Stellen. Sobald du die Stelle öffnest, kannst du die numerische ID in der URL finden, wie in diesem Beispiel 2028881.
Schritt 2: Informationen in Heyflow einfügen
Um die Job-ID in deiner Antwort zu senden, müssen wir sie in Heyflow einrichten und das entsprechende Feld zu dem Feld Stellen-ID in der Personio-Integration wie zuvor beschrieben zuordnen.
Wenn du eine einzelne Stellenausschreibung in deinem Flow verwendest, kannst du die Stellen-ID-Informationen in einem statischen Text direkt in der Personio Integration hinterlegen und dem Feld Stellen-ID zuordnen.
Wenn du mehrere Stellenausschreibungen in einem Flow verwendest, kannst du einfach die Job-ID als System Label für jede Option in einer Mehrfachauswahl einfügen.
Personio-Integration in Heyflow verwalten
In deinen Heyflow-Konto-Einstellungen unter „Integrationen" kannst du deinen verbundenen Personio-Account verwalten. Du siehst dort auch, in welchen Flows die Integration aktuell aktiv ist.
Verbindung prüfen oder neu herstellen
In deinen Heyflow-Konto-Einstellungen unter „Integrationen" kannst du deinen verbundenen Personio-Account verwalten. Du siehst dort auch, in welchen Flows die Integration aktuell aktiv ist.
Gehe zu deinen Heyflow-Konto-Einstellungen unter „Integrationen".
Klicke auf die Personio-Integration, um die Einstellungen zu öffnen.
Falls deine OAuth-Verbindung abgelaufen ist oder du deine Anmeldemethode geändert hast, klicke auf „Neu verbinden", um dich mit einem Klick erneut zu authentifizieren.
Personio entfernen
Es gibt zwei Möglichkeiten, Personio aus Heyflow zu entfernen:
Personio-Integration auf Funnel-Ebene entfernen
In deinem Funnel kannst du in den Integrations-Einstellungen von HubSpot die Integration ganz einfach pausieren oder löschen.
Personio-Konto trennen
In deinen Heyflow-Konto-Einstellungen unter Integrationen kannst du auf Konten verwalten klicken und dann Konto entfernen, um dein Konto vollständig zu trennen.
❗ Hinweis: Wenn du dein Personio-Konto entfernst, werden alle Personio-Integrationen aus deinen Funnels entfernt und es werden keine Daten mehr von deinen Funnels an Personio gesendet.
URL Parameter Tracking
Wenn du URL/UTM-Parameter aus deinem Flow an Personio weitergeben möchtest, musst du ein verstecktes Eingabefeld einrichten, um die Daten zu erfassen. Sobald das Feld eingerichtet ist, kannst du es mit den entsprechenden Feldern in deiner bevorzugten Antwort-Routine verknüpfen.
Die UTM-Parameter werden dann automatisch mit jeder Antwort übermittelt – und das, ohne dass deine Besucher es bemerken. 🚀
Troubleshooting
Wenn bei deiner Integration ein Problem auftritt, erfolgt eine automatische Benachrichtigung per E-Mail. Die Nachricht enthält die Flow-ID, Antwort-ID sowie eine Beschreibung des Fehlers, der von deiner Integration zurückgegeben wurde.
Eine Übersicht häufiger Fehler und allgemeine Empfehlungen findest du im Troubleshooting-Guide für Antwort-Routinen.